Heemkundekring "Willem van Strijen" Zevenbergen

Privacyverklaring Heemkundekring Willem van Strijen

Inleiding

Per 25 mei 2018 is de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van toepassing. Bedrijven, maar ook organisaties als Heemkundekringen moeten dan duidelijk maken welke persoonsgegevens ze bewaren en hoe ze met de gegevens van vrijwilligers en donateurs omgaan. Verder moet de organisatie aantonen dat dit reglement wordt nageleefd. Iedereen waarvan de organisatie gegevens bewaard moet inzage krijgen in die gegevens en moet ook het recht krijgen om die gegevens in te zien aan te laten passen.

Dit document is het AVG-Beleidsdocument van de Stichting Heemkundekring Willem van Strijen, hierna te noemen HKK.

Als u donateur of vrijwilliger bent van Heemkundekring Willem van Strijen, of om een andere reden persoonsgegevens aan de organisatie verstrekt, geeft u daarmee toestemming om uw persoonsgegevens te gebruiken zoals in deze Privacyverklaring is omschreven.

Persoonsgegevens die wij bewaren en verwerken

De Heemkundekring Willem van Strijen verwerkt persoonsgegevens over u doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Wij kunnen bijvoorbeeld “Oud Nieuws” niet bezorgen als we uw adres niet hebben.

Daarnaast bewaren we persoonsgegevens voor historisch onderzoek.

Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die wij bewaren en verwerken:

 Tabel 1, Gegevens die worden bewaard

Gegevens

Waarom we deze gegevens bewaren

Voornaam

Naam en adresgegevens worden gebruikt voor het toesturen of bezorgen van het tijdschrift “Oud Nieuws” en de nieuwsbrief “Jong Nieuws” en voor correspondentie.

Achternaam

Adres

Postcode

Woonplaats

Telefoonnummer

(optioneel voor donateurs en verplicht voor vrijwilligers)

·       Communicatie tussen vrijwilligers over de werkzaamheden

·       Vragen over onduidelijkheden m.b.t. betalingen en/of opzeggingen en andere administratieve handelingen

Emailadres

(optioneel)

·       Verstrekken van informatie, verzenden van uitnodigingen, betalingsherinneringen, etc.

·       communicatie over de werkzaamheden, toesturen van bespreekverslagen, roosters, etc. m.b.t. het vrijwilligerswerk

Rekeningnummers (bank) en betalingsgegevens

Bankrekeningnummers zijn bij ons bekend als er betalingen aan ons worden gedaan (donateurs, klanten, etc.). Deze rekeningnummers met naam van de rekeninghouder staan op de rekeningafschriften en worden gebruikt om te controleren of rekeningen zijn betaald en donateursbijdrage is overgemaakt.

Beeld en geluidsmateriaal

Samen met artikelen en teksten vormen beeld en geluid samen de geschiedenis van het gebied die door de Heemkundekring wordt bestudeerd, bewaard en doorgegeven in de vorm van publicaties. Op de foto’s en in de films die wij bewaren komen dus bekende en ook heel veel onbekende personen voor.

Bij publicatie van beeldmateriaal proberen wij zo veel als mogelijk is toestemming van betrokkenen te verkrijgen.

 

Behalve van donateurs en vrijwilligers, registreert de HKK ook de NAW gegevens, emailadressen en eventueel telefoonnummers van personen die een object schenken aan het museum. Het doel van deze registratie is om de eigendomsoverdracht aan de HKK vast te leggen en om de schenker te kunnen bereiken voor eventuele aanvullende informatie over het geschonken object.

Verder worden gegevens en indien beschikbaar biografieën bewaard van personen die in de geschiedenis van Zevenbergen van belang zijn geweest, dus in verband met hun historische waarde.

De HKK bewaart dus uitsluitend de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn om administratief te kunnen functioneren en om invulling te geven aan onze doelstelling, die in de statuten is verwoord als:

Het beoefenen en bevorderen van de praktische en theoretische heemkunde in de gemeente Moerdijk, en wel in het bijzonder in de voormalige gemeente Zevenbergen, door het verzamelen, documenteren en doorgeven van kennis over de gemeente ontleend aan geschiedenis, archeologie, volkskunde, taalkunde, dialectologie, naamkunde en genealogie, geografie, biologie en ecologie, alles in de ruimste zin van het woord.

Daarom is de wettelijke grondslag voor het bewaren van de hierboven genoemde gegevens: het gerechtvaardigd belang.

Als u er van overtuigd bent dat wij zonder toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld, neem dan contact met ons op via info@heemkundezevenbergen.nl, dan zullen wij deze informatie desgewenst verwijderen.

Waar worden de gegevens bewaard

Persoonsgegevens worden niet op onze website bewaard. Op de website staan alleen de contactgegevens van de bestuursleden en vrijwilligers die voor het uitoefenen van hun werkzaamheden binnen de Heemkundekring bereikbaar moeten zijn.

De persoonsgegevens worden uitsluitend bewaard in het bestand van de ledenadministratie op de met wachtwoord en virusscanner beveiligde computer van de penningmeester. De secretaris bewaart een back up van het bestand dat de ledenadministratie bevat op een externe harde schijf..

Hoe lang we gegevens bewaren

De Heemkundekring Willem van Strijen zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

De organisatie verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens gedurende de duur van uw donateurschap of andere betrokkenheid en tot maximaal een jaar na afloop hiervan.

Van vrijwilligers en personen die betrokken zijn geweest bij werkzaamheden van de Heemkundekring bewaren we alleen de contactgegevens in principe tot het overlijden van die persoon. De reden is dat we die mensen willen kunnen bereiken voor vragen over werkzaamheden in het verleden en voor uitnodigingen voor eventuele lustrum- of jubileumvieringen. Personen kunnen bij opzegging aangeven dat alle persoonsgegevens in onze bestanden verwijderd moeten worden en wij zullen daar dan gehoor aan geven.

Direct na afloop van de hiervoor genoemde bewaartermijn zal de organisatie de persoonsgegevens vernietigen en/of anonimiseren, tenzij zij op grond van de wet (bijvoorbeeld op grond van de belastingwetgeving) verplicht is om bepaalde persoonsgegevens langer te bewaren. In dat laatste geval zullen uitsluitend deze specifieke persoonsgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard blijven.

Delen met anderen

De Heemkundekring Willem van Strijen verstrekt geen persoonsgegevens aan derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de werkzaamheden om onze doelstelling te bereiken, voor historisch onderzoek of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar info@heemkundezevenbergen.nl.

Beveiliging

De Heemkundekring Willem van Strijen neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Wijzigingen van het privacy beleid

Dit Privacy beleid kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de Website en de nieuwsbrief “Jong Nieuws” bekend gemaakt.